Tímto oznámením o ochraně osobních údajů vás společnost Hermes Fulfilment informuje o zpracování údajů žadatelů v souladu s články 13, 14 a 21 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Účely zpracování údajů a právní základ
Správcem údajů je následující společnost Hermes (pokud jste se u jedné nebo více těchto společností přihlásili nebo jste v iniciačním vztahu pro pracovní smlouvu):
Hermes Fulfilment GmbH
Headquarters & Returns Operations
Bannwarthstrasse 5
22179 Hamburg, Německo.
Kontaktní údaje (obecné):
Telefon: +49 40 537 55 - 0
Fax: +49 40 537 54 - 870
E-mail: kontakt@hermes-ws.com
Účely zpracování údajů a právní základ
Údaje žadatelů ve smyslu tohoto oznámení o ochraně údajů jsou veškeré osobní údaje žadatelů, včetně jimi předložených dokumentů k žádosti, které společnost Hermes Fulfilment zpracovává v rámci níže popsaných účelů.
Společnost Hermes Fulfilment zpracovává údaje uchazečů v souladu s platnými zákonnými předpisy o ochraně osobních údajů, zejména s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) a spolkovým zákonem o ochraně osobních údajů (BDSG), a to pro účely uvedené níže. Další podrobnosti a doplnění účelů zpracování jsou obsaženy v příslušných smluvních dokumentech, formulářích nebo případně předem formulovaných prohlášeních:
Vaše údaje uchazeče jsou obecně zpracovávány za účelem přezkoumání a vyhodnocení vaší žádosti s ohledem na konkrétní pracovní náplň nebo - v případě nevyžádaných žádostí - s ohledem na volná pracovní místa (právní základ čl. 6 odst. 1 p. 1 písm. b GDPR ve spojení s § 26 BDSG).
Zpracování pro určité účely může být založeno také na vašem souhlasu (právní základ čl. 6 odst. 1 p. 1 písm. a GDPR). To je zejména případ, kdy se vás ptáme, zda můžeme vaše údaje uchazeče předat jiné společnosti Hermes nebo zařadit vaše údaje uchazeče do fondu talentů.
Údajezískané přímo od vás a/nebo kategorie údajů
V rozsahu nezbytném pro zpracování vaší žádosti nebo pro zpracování pro výše uvedené účely můžeme shromažďovat údaje od třetích stran (např. náboráři, Xing, LinkedIn) nebo z veřejných zdrojů (obchodní nebo občanský rejstřík, tisk, internet nebo sociální média), avšak pouze v rozsahu, v jakém nám shromažďování a zpracování takových údajů povoluje zákon. Mezi příslušné kategorie osobních údajů patří zejména:
Adresa a kontaktní údaje (bydliště, telefonní číslo, e-mailová adresa).
Informace o vás na internetu nebo sociálních sítích
Příjemci nebo kategorie příjemců
Bez ohledu na to, jakým kanálem jste se u společnosti Hermes Fulfilment přihlásili (internetový pracovní portál Hermes Fulfilment, sociální sítě, jako je Xing nebo LinkedIn, poštovní přihláška), jsou vaše údaje o uchazeči uloženy v centrální databázi uchazečů společnosti Hermes Fulfilment.
V rámci společnosti Hermes obdrží vaše údaje o uchazeči pouze ty osoby a oddělení příslušné společnosti Hermes, které je potřebují ke zpracování vaší žádosti nebo ke splnění smluvních či zákonných povinností (např. vedoucí pracovníci, manažeři pracovních míst, účetní, pracovníci personálního oddělení pro přípravu smluv atd.). V jednotlivých případech - pokud jste k tomu dali souhlas - můžeme vaše údaje uchazeče předat v rámci příslušné společnosti Hermes specialistům na jiné volné pozice, pokud je pro to vaše žádost vhodná.
Kromě toho budou vaše údaje předány pouze tehdy a v takovém rozsahu, pokud
jsme povinni tak učinit za účelem splnění zákonných požadavků (např. informace, oznámení finančním úřadům) nebo je zpracování údajů ve veřejném zájmu (např. zveřejnění v případě trestního stíhání);
externí servisní společnosti zpracovávají údaje naším jménem (externí datová centra, provoz databáze pro správu žadatelů atd.), přičemž tito poskytovatelé služeb podléhají námi stanoveným bezpečnostním standardům;
Kromě toho údaje o vaší žádosti nepředáváme třetím stranám, pokud vás o tom výslovně a samostatně neinformujeme.
Doba uložení
Vaše údaje uchazeče zpracováváme a uchováváme po dobu trvání procesu podávání žádosti a po dobu trvání případného dalšího zahájení smlouvy. Po ukončení procesu podávání žádostí nebo zahájení smlouvy budou vaše elektronicky shromážděné údaje uchazeče uloženy po dobu 6 měsíců a poté buď anonymizovány, nebo zcela vymazány. Originály zaslaných dokumentů žádosti nám budou vráceny nejpozději po uplynutí lhůty.
Pokud jste nám k tomu dali výslovný souhlas, předáme vaše údaje našemu fondu talentů. Tam budou údaje po 12 měsících vymazány, pokud svůj souhlas neobnovíte.
Předání údajů do třetí země
Všechny údaje uchazečů, které předáte společnosti Hermes Fulfilment, budou uloženy a zpracovány v rámci Evropského hospodářského prostoru EU/EHP. Vaše údaje budou předány do třetích zemí pouze v případě, že to bude nezbytné pro splnění smluvního závazku vůči vám (např. žádost o pracovní místo v zahraničí) nebo pokud jste k tomu dali výslovný souhlas.
Vaše práva na ochranu údajů
Svou žádost můžete kdykoli stáhnout. Za tímto účelem zašlete neformální dopis kontaktní osobě uvedené v inzerátu. Po obdržení vašeho dopisu nebo e-mailu je pro vás proces podání žádosti ukončen.
Kromě toho máte vůči společnosti Hermes Fulfilment následující práva týkající se vašich údajů uchazeče:
Právo na informace: Máte právo na informace o vašich osobních údajích, které uchováváme (čl. 15 GDPR), zejména můžete požadovat informace o účelech zpracování, kategorii osobních údajů, kategoriích příjemců, kterým byly nebo budou vaše údaje zpřístupněny, plánované době uchovávání, původu vašich údajů, pokud nebyly získány přímo od vás. Berte prosím na vědomí, že od vás můžeme požadovat důkaz, že jste osoba, za kterou se vydáváte.
Právo na opravu nebo vymazání : Máte možnost kdykoli požádat o opravu nebo vymazání svých osobních údajů, pokud jsou pro to v každém případě splněny zákonné požadavky. V případě nepřesností opravíme námi uložené údaje neprodleně po vašem oznámení. Osobní údaje budou vymazány, pokud budou splněny zákonné požadavky, mimo jiné proto, že údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, nebo proto, že tyto údaje byly zpracovány nezákonně.
Jediné údaje, které jsou vyjmuty z povinnosti vymazání, jsou údaje, které potřebujeme k dokončení nesplněných úkolů (např. k plnění smluv) nebo k vymáhání našich práv a nároků, a také údaje, které musíme nadále uchovávat z důvodu zákonných lhůt pro uchovávání.
Právo vznést námitku proti zpracování: Za podmínek čl. 21 odst. 1 GDPR můžete vznést námitku proti zpracování údajů z důvodů týkajících se konkrétní situace subjektu údajů. Výše uvedené obecné právo vznést námitku se vztahuje na všechny účely zpracování zpracovávané na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Na rozdíl od zvláštního práva vznést námitku zaměřeného na zpracování údajů na základě souhlasu jsme podle GDPR povinni toto obecné právo vznést námitku uplatnit pouze tehdy, pokud nám k tomu sdělíte důvody převažujícího významu (např. možné ohrožení života nebo zdraví) a my nemůžeme prokázat závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami nebo které slouží k uplatnění, výkonu nebo obhajobě právních nároků.
Námitku lze vznést bez jakýchkoli formalit a měla by být zaslána kontaktním osobám uvedeným v bodě 8.
Právo na přenositelnost údajů: Máte právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR, tj. právo na přenos vybraných údajů, které o vás uchováváme, v běžném, strojově čitelném formátu nebo právo požádat o jejich přenos k jiné odpovědné osobě.
Právo na odvolání: Pokud zpracováváme údaje na základě vámi uděleného souhlasu, máte právo udělený souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá za následek, že by zpracování údajů provedené na základě souhlasu do okamžiku odvolání bylo neúčinné.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů: Máte právo podat stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů. Můžete se obrátit na úřad pro ochranu osobních údajů příslušný podle místa vašeho bydliště nebo podle vaší spolkové země nebo na úřad pro ochranu osobních údajů, který je příslušný pro nás.
Některá z výše uvedených práv mohou existovat pouze za dalších podmínek.
Pokud jste nám udělili svolení ke zpracování údajů o žadateli (zejména k delšímu uložení), máte právo toto svolení kdykoli odvolat bez udání důvodů s účinností do budoucna.
Kontaktní osoba a pověřenec pro ochranu osobních údajů
Pokud máte jakékoli dotazy týkající se shromažďování, zpracování nebo používání vašich údajů žadatele, jakož i informace, opravy, výmazy, omezení zpracování, námitky nebo z důvodu přenosu vašich údajů, obraťte se na následující kontaktní osobu:
Hermes Fulfilment GmbH
Alexander Nörenberg
Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Bannwarthstrasse 5
D-22179 Hamburg
E-mail: datenschutz@hermes-ws.com
Při zasílání žádosti nám prosím nezapomeňte poskytnout své úplné kontaktní údaje (jméno, příjmení a adresu); jen tak vás můžeme jednoznačně identifikovat a rychle reagovat na váš dotaz.
Žádné automatizované rozhodování
Společnost Hermes Fulfilment nepoužívá žádné čistě automatizované rozhodovací procesy podle čl. 22 GDPR v souvislosti s vaší žádostí nebo vašimi údaji v žádosti.
Stav: duben 2021
